З 1 січня 2023 року страхові виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку на виробництві здійснює Пенсійний фонд України. Для отримання фінансування по лікарняних роботодавцю необхідно подати заяву-розрахунок (ЗР), що містить інформацію про нараховані застрахованим особам кошти.

Заява-розрахунок подається до Пенсійного фонду України через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг: https://portal.pfu.gov.ua.

Для цього, увійдіть на вебпортал та натисніть кнопку «Вхід», ідентифікуйте себе як юридичну особу, підтвердіть вхід за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та паролю до нього і натисніть кнопку ,,Увійти".

В особистому кабінеті страхувальника (у меню зліва) зайдіть у розділ ,,Заяви-розрахунки" та оберіть кнопку ,,Створити нову". На екрані з’явиться форма заяви-розрахунку, в якій потрібно додати інформацію в зазначені поля. Деякі з них, як-то наприклад, ,,Код за ЄДРПОУ страхувальника", система заповнює автоматично, пропущені рядки, які є обов’язковими для заповнення, програма позначить червоним кольором.

У рядках ,,Дата початку періоду, за який включати листок непрацездатності (ЛН) (З)" та ,,Дата закінчення періоду, за який включати ЛН (ПО)" потрібно зазначити той період (з-по, наприклад, з 01.12.2022 по 31.12.2022), за який до заяви-розрахунку мають потрапити лікарняні («Готові до сплати»). Після заповнення усіх необхідних рядків натисніть кнопку ,,Продовжити".

Після підвантаження системою готових до сплати листків непрацездатності, на екрані з’являються два додаткових поля: ,,Додаток про тимчасову непрацездатність" та ,,Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання", у яких відображені дані лікарняних кожного працівника, що відповідають страховому випадку. Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку становить 200 одиниць. Крім того, не підвантажуються електронні ЛН, якщо вони первинні та в них немає днів, які оплачуються за рахунок коштів Пенсійного фонду України (оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності здійснюється за рахунок коштів роботодавця).

Для того, щоб внести необхідну інформацію по конкретній людині, необхідно натиснути на «олівець» (піктограма) у полі з прізвищем людини. В додатковому вікні, яке відкривається, деякі рядки будуть заповнені автоматично, а деякі потрібно заповнити вручну. Зокрема, автоматично підвантажується інформація про страховий стаж людини (загальний) та про стаж за останні 12 місяців.

У разі потреби змінити дані про страховий стаж (зокрема, коли не враховано інформацію про стаж, набутий після звітного кварталу), це можна зробити вручну. Необхідно внести інформацію в усі поля, позначені зірочкою: ,,*".

Аналогічно опрацюйте всі листки непрацездатності, включені до заяви-розрахунку. Коли обов’язкові поля буде заповнено, натисніть кнопку ,,Зберегти". Після цього до заяви-розрахунку ще можна вносити зміни.

Якщо заява-розрахунок оформлена в повній мірі по всіх обраних лікарняних листках, для подальшої роботи оберіть опцію ,,Сформувати заяву-розрахунок". Документ відкриється у новому вікні. Його можна завантажити та роздрукувати. Підпишіть заяву-розрахунок КЕП та відправте до Пенсійного фонду України.

Оскільки після відправки редагування заяви-розрахунку неможливе, перед відправкою рекомендуємо перевірити сформований документ. Успішність Ваших дій щодо подачі заяви-розрахунку засвідчить повідомлення ,,Заява розрахунок. Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ".

Перевірити статус лікарняного (,,прийнято", ,,не прийнято", ,,в опрацюванні") можна в розділі ,,Заява-розрахунок", опція ,,Пошук".

Крім того, для спрощення процедури заповнення інформації про лікарняних, в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України реалізована можливість в автоматичному режимі завантажувати листки непрацездатності, що сформовані в програмному забезпеченні ведення бухгалтерського обліку страхувальника.

Для цього, після заповнення усіх обов’язкових полів заяви-розрахунку, на екрані з’являються дві кнопки:

– кнопка «Продовжити за даними ЕРЛН», якою автоматично заповнюються дані Додатку 1 або Додатку 2 згідно умов створення ЗР та відкривається форма редагування даних додатків (1 або 2);

– кнопка ,,Завантажити дані з файлу", якою страхувальнику надається можливість завантажити до Додатку 1 файл з обраними бухгалтером ЛН визначеної структури.

Над кнопкою ,,Завантажити дані з файлу" розміщено текст ,,Надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі". Для відкриття структури файлу, щоб завантажити дані необхідно натиснути на посилання «json-форматі».

При створенні заяви-розрахунку за даними електронного реєстру листків непрацездатності в кожний додаток автоматично включаються ЛН, які задовольняють параметрам створення заяви-розрахунку (згідно Кроку 2) по ЛН на встановлені особи, які ще не включено в раніше створені заяви-розрахунки.

При створенні заяви-розрахунку за результатами завантаження даних з файлу згідно структури всі дані з електронного реєстру листків непрацездатності вносяться автоматично за номером ЛН. Порядок опрацювання ЗР по додатках 1 та 2 — однаковий.

Загальні вимоги до файлу завантаження: обмежень по назві файлу немає; для завантаження потрібний файл в формат json; дані повинні бути в кодуванні тільки UTF-8; формат дати — YYYY-MM-DD.