Відповідно до п. 70.5 ст. 70 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – Кодекс) та п. 1
розд. VIІ Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25.10.2017 за № 1306/31174 (далі – Положення № 822), фізична особа – платник незалежно від віку (як резидент, так і нерезидент), яка не включена до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків (далі – Державний реєстр), зобов’язана особисто або через представника подати до відповідного контролюючого органу облікову картку фізичної особи – платника податків за формою № 1ДР (далі – Облікова картка за ф. № 1ДР) (додаток 2 до Положення № 822), яка є водночас заявою для реєстрації у Державному реєстрі, та пред’явити документ, що посвідчує особу.

Згідно з п. 70.2 ст. 70 Кодексу та п. 5 розд. ІІІ Положення № 822
до Облікової картки за ф. № 1ДР вноситься така інформація:

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

місце народження (країна, область, район, населений пункт);

задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування);

громадянство;

для іноземців – податковий номер у країні громадянства (за наявності);

реквізити документа, що посвідчує особу (назва документа, серія (за наявності) та номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт, що видав документ);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (у разі внесення інформації про особу до такого реєстру).

Фізична особа несе відповідальність згідно із законом за достовірність інформації, що подається для реєстрації у Державному реєстрі.

Для заповнення Облікової картки за ф. № 1ДР використовуються дані документа, що посвідчує особу, а саме:

1) для громадян України:

паспорт громадянина України;

паспорт громадянина України для виїзду за кордон з відміткою про оформлення документів для виїзду громадян України за кордон на постійне проживання (для громадян України, які виїжджають за кордон на постійне проживання чи постійно проживають за кордоном);

тимчасове посвідчення громадянина України;

2) для іноземців та осіб без громадянства:

паспортний документ іноземця – документ, виданий уповноваженим органом іноземної держави або статутною організацією ООН, що підтверджує громадянство іноземця, посвідчує особу іноземця або особу без громадянства, надає право на в'їзд або виїзд з держави і визнається Україною;

посвідка на постійне проживання – документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства та підтверджує право на постійне проживання в Україні;

посвідка на тимчасове проживання – документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства та підтверджує законні підстави для тимчасового проживання в Україні;

посвідчення біженця – паспортний документ, що посвідчує особу його власника та підтверджує факт визнання його біженцем в Україні;

посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, – паспортний документ, що посвідчує особу його власника та підтверджує факт визнання його особою, яка потребує додаткового захисту;

3) для іноземців та осіб без громадянства, які звернулися із заявою про визнання їх біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, відповідно до Закону України "Про біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту» два таких документи:

копія паспортного документа іноземця та особи без громадянства, засвідчена територіальним органом ДМС за місцем перебування іноземця чи особи без громадянства в Україні та/або з відміткою про те, що оригінал такого документа отримано на зберігання територіальним органом ДМС;

довідка про звернення за захистом в Україні.

Для підтвердження інформації про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особа подає один з таких документів: витяг з реєстру територіальної громади; паспорт громадянина України, виготовлений у формі книжечки; тимчасове посвідчення громадянина України.

Для підтвердження факту внутрішнього переміщення і взяття на облік внутрішньо переміщеної особи така особа подає довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи відповідно до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 509.

У разі якщо фактичне місця проживання/перебування внутрішньо переміщеної особи відрізняється від задекларованого (зареєстрованого) місця проживання (перебування), така особа в Обліковій картці за ф. № 1ДР зазначає адресу фактичного місця проживання/перебування відповідно довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи.

Також слід відмітити таке.

Якщо Облікова картка за ф. № 1ДР подається через представника – пред’являється документ, що посвідчує особу такого представника, та документ, що посвідчує особу довірителя, або його ксерокопії (з чітким зображенням), а також довіреність, засвідчена у нотаріальному порядку, на проведення реєстрації фізичної особи у Державному реєстрі (після пред’явлення повертається). Якщо довірена особа є іноземцем або особою без громадянства, до документа, що посвідчує її особу, вона додатково додає засвідчений в установленому законодавством порядку його переклад українською мовою (після пред’явлення повертається) та копію такого перекладу (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).

Іноземці та особи без громадянства, до Облікової картки за ф. № 1ДР додають документ, що посвідчує особу іноземця чи особу без громадянства та засвідчений в установленому законодавством порядку його переклад українською мовою (після пред’явлення повертається) і копію такого перекладу (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).

Облікові картки за ф. № 1ДР малолітніх осіб (до 14 років) подаються одним із батьків (усиновителем, опікуном, піклувальником) за наявності свідоцтва про народження дитини та документа, що посвідчує особу одного із батьків (усиновителя, опікуна, піклувальника). Якщо свідоцтво про народження дитини видане не українською мовою, необхідно подати засвідчений в установленому законодавством порядку переклад такого свідоцтва українською мовою (після пред’явлення повертається) та його копію.

Облікові картки за ф. № 1ДР фізичних осіб, які визнані недієздатними або обмежено дієздатними, подаються особами, які призначені опікунами (піклувальниками), за наявності документа, що посвідчує особу, яка визнана недієздатною, та документа, який посвідчує особу опікуна (піклувальника), та рішення про встановлення опіки (піклування).