Згідно Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» Державна реєстрація смерті проводиться органом державної реєстрації актів цивільного стану на підставі:

• документа встановленої форми про смерть, виданого закладом охорони здоров'я або судово-медичною установою;

рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення її померлою.

Державна реєстрація смерті здійснюється за заявою родичів померлого, представників органу опіки та піклування, працівників житлово-експлуатаційних організацій, адміністрації закладу охорони здоров’я, де настала смерть.

Під час воєнного стану державна реєстрація смерті проводиться будь-яким органом державної реєстрації актів цивільного стану за зверненням заявника, незалежно від місця смерті чи проживання померлої особи.

Заява про державну реєстрацію смерті подається не пізніше трьох днів з дня настання смерті або виявлення трупа, а в разі якщо неможливо одержати документ закладу охорони здоров’я або судово-медичної установи, - не пізніше п’яти днів.

Особа, яка звернулась щодо реєстрації смерті, подає заяву разом з паспортом померлої особи, та один з документів з переліку передбаченого Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5 а саме:

лікарське свідоцтво про смерть,яке видається лікарем що розташований у місті, або селищі міського типу, населеному пункті сільської місцевості та у якому працює не менше двох лікарів;

фельдшерська довідка про смерть,яка видається фельдшером закладу охорони здоров’я, що розташований у сільському населеному пункті у разі відсутності лікаря (хвороба, відпустка тощо);

рішення суду про оголошення особи померлою;

повідомлення державного архіву або органів Служби безпеки України у разі реєстрації смерті осіб, репресованих за рішенням не судових та судових органів;

рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час.

Державне мито за державну реєстрацію актів цивільного стану та за повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і свідоцтв, що видаються у зв'язку із зміною і поновленням актових записів цивільного стану, не справляється.

Варто зазначити, що відсутність документа не є підставою для відмови в реєстрації смерті.

Після проведення відповідного запису орган реєстрації актів цивільного стану видає заявнику свідоцтво про смерть та довідку для одержання допомоги на поховання.

У випадку, якщо смерть настала на тимчасово-окупованій території або в зоні бойових дій, де отримати документ встановленої форми про смерть, виданого закладом охорони здоров'я або судово-медичною установою неможливо, пропонується скласти колективний акт про настання смерті в якому зазначити максимально відомі обставини:

вказати при можливості прізвище, ім’я та по батькові померлого чи загиблого,час і місце смерті, факт бомбардування або обстрілу, перебування у сховищі, повідомити про ступінь родинних зв’язків або знайомства із померлим чи загиблим тощо;

Якщо відсутні документи про особу потерпілого і його не було ідентифіковано то потрібно зазначити інші відомості: стать, приблизний вік, номер будинку, під’їзду, квартири, де проживала особа, тощо для подальшої її ідентифікації, а також відомості про осіб, які склали акт, та їхні контактні відомості.

Даний акт скласти у двох примірниках.

У разі необхідності, залишити один примірник акта поряд із тілом, а другий передати родичам померлого (загиблого), представникам органу опіки і піклування, працівникам житлово-експлуатаційних організацій, адміністрації закладу охорони здоров’я, моргу, до якого може бути доставлено тіло, або іншим особам, що за законом мають право на подання заяви про державну реєстрацію смерті.

У разі, коли не можливо отримати документ встановленої форми про смерть, виданий закладом охорони здоров'я або судово-медичною установою, заявнику потрібно звернутися до суду з заявою про встановлення факту смерті. Такий позов подається за місцем знаходження заявника.

У заяві заявник зазначає:

1)який факт заявник просить встановити та з якою метою;

2)причини неможливості одержання або відновлення документів, що посвідчують цей факт;

3)докази, що підтверджують факт( це можуть бути фото з місця поховання особи , покази свідків;

4)копія документа, що посвідчує особу та реєстраційний номер облікової картки платника податків .

Варто звернути увагу! При подачі заяви про встановлення факту смерті не потрібно звертатися до органу державної реєстрації актів цивільного стану в межах території підконтрольній владі України, щоб отримати письмову відмову.

Від сплати судового збору по даній категорії справ заявник звільняється. Справи про встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України розглядаються невідкладно з моменту надходження відповідної заяви до суду.